人間は、あるタスクから別のタスクに切り替えて、それからまた元のタスクに戻る、というような動きをすると、すごく疲れるし効率が悪くなると思います。元のタスクがもう完了した場合はいいのですが、途中で別のタスクに切り替えてまたそのタスクに戻ってくるようなケースですね。
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あるタスクを実施するためには、その周辺知識も準備しておく必要があります。物理的な関連書類はもちろんですが、頭の中にあるそのタスクの関連知識もすぐに出せるようにしておく必要があります。この準備が疲れるんですね。特に、他者にいきなり邪魔されてとりあえずそれに対応しなければならない、という状況が頻発すると、それまでの作業を（周辺知識も含めて）一旦どこかに退避させて、なるべくすぐに再開できるようにしておいて、それから対応するということになります。いや、実際には、そんな退避とかやってる余裕ありませんね。
で、その用事が終わって、さて元のタスクに戻ろうと思っても、あれどこまでやってたかな？みたいなことになって、さっきのペースを取り戻すにはすごく時間がかかるわけですね。そういう意味で、私は電話するのもされるのもあまり好きではありません。
特にマネージャ職とかになると、他者に邪魔されるという機会は少なくないわけですが、それにしても、ディスカッション出来る時間帯をある程度決めるとかして、自分が集中できる時間を作っておかないと、自分の仕事が全然出来なくて結局夜中にやる、みたいなことになります。
理系のエンジニアと、文系の営業さんとかは、このあたりの認識で噛み合っていないことが多い気がします。ま、文系理系なんて分け方はもう古い気もしますが。。
『忙しい』という表現は、それに対応する物理的な時間が本当にないというよりは、そのタスクに頭を切り替えるのが面倒くさいから今はやめてくれ、という意味であることが多いです。
というわけで、face to face や電話で話をしたいときは、相手の集中している時間を邪魔していないか様子を伺うこと、もしくは、予め時間を確保しておいてもらうこと、が良いと思います。
