スケジュール調整のコツ

ふと思った、スケジュール調整のコツ、です。

こんなやりとり、ありませんか?

自分:いつなら空いてますか?
相手:火曜日なら空いてます。
自分:火曜日は忙しくてNGなんですよねー。
相手:・・・・

スケジュール調整の機会、大きく分けると、

1,仕事上のスケジュール調整(例えば打ち合わせの日程)
2,プライベートのスケジュール調整(例えば飲み会)

があります。さらに各々は、

1-1、1対1(つまり会社対会社)の調整
1-2、自社含め3社以上が関係する場合の調整

2-1、個人の1対1
2-2、自分含め3人以上が関係する場合の調整

となりますので、全部で4通りあることになります。それぞれ見ていきましょう。

1-1、1対1(つまり会社対会社)の調整

基本は、打ち合わせを主導する自分(自社)がまず候補日を打診することです。
ただ、その日程では先方がNGの場合がもちろんあるので、できる限り多くの日時候補を出し、その中から選んで頂くというのは、最も手数が少なくなるはずです。

自社:複数候補を出す  =>  先方:その中からひとつ選ぶ

よくあるのが、まず先方の都合良い日時を聞いてしまうことです。もし、その日時が自社に都合悪い場合、元に戻ってしまい進捗ゼロです。まあ、その日時がダメなことが分かった、というだけですね。

1-2、自社含め3社以上が関係する場合の調整

基本は同じ、できる限り多くの日時候補を出します。そして、

各社に対し、それら候補日時の中でNGな日時を教えてほしい、と打診します。

これがコツかなと思います。OKな日時を教えてほしい、というと、ひとつの日時しか出てこない確率が高いです。そうなると、複数の会社でその日程がマッチすることが難しくなります。これに対し、NGな日時を教えてもらうようにすると、OKな日程が複数残る確率が高くなります。
例えば、5つの日時候補を出して、NG日程を教えて、というと、2つくらいNGで、3つのOK日程が残る、みたいな感じです。
こうなると、打診した複数社でOK日程がかぶる確率が高くなり、その日程は、もともと自社もOKな日程ですから、それで確定できますね。

2-1、個人の1対1

これは、1-1 と同じです。

2-2、自分含め3人以上が関係する場合の調整

この場合も、複数候補を出すことが基本ですが、もっとフランクに問い合わせることができるので、調整さんなどのサービスで、各自に入力してもらうと楽でしょう。

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まとめ

最初に相手に都合良い予定を聞く人も多いです。相手が気の利くひとで、複数の候補を出してくれる場合には、割と問題になりにくいのですが、ひとつしか候補が出てこない場合、無駄なやり取りが増えていく可能性が高くなります。相手が複数の会社や個人となった場合、さらに困難となります。

それなら、最初からこちらがOKな候補をできるだけ提示して、話を始める、というのが効率的かなと考えます。

 

 

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